Развитие технических средств постепенно вытесняет документооборот на бумажных носителях, заменяя его электронным обменом. Именно поэтому широкое распространение получают средства идентификации документации, составляемой в электронном виде и предназначенной для электронного обмена. Электронная подпись становится более доступной, обеспечивая безопасность документооборота и удобство работы.

Что это такое

ЭЦП (Электронно-цифровая подпись) является «заменителем» собственноручной подписи. Применяется ЭЦП с целью идентификации электронных документов и служит гарантом их подлинности.

ЭЦП в любом случае приравнивается к ручной подписи, то есть является её аналогом. Статус ЭЦП закреплён законодательно, в ФЗ «Об электронной подписи».

Виды, ключи, сертификаты

На данный момент законодательно приняты следующие типы ЭЦП:

1. Простая. Наименее защищённый вариант. Цель — подтверждение личности автора документа. При этом нет никакой гарантии, что документ не будет подвергаться коррекции.
2. Усиленная неквалифицированная. Чаще всего используется при обмене документацией в пределах одной организации, а также при обмене между контрагентами. Может гарантировать неизменность документа.
3. Усиленная квалифицированная. Самый защищённый тип подписи. Для совершения некоторых действий требуется именно такой тип подписи (например, для участия в аукционах).

Для определения принадлежности конкретной электронной подписи используется её сертификат.

Сертификат ЭЦП представляет собой документ (бумажный или электронный), который подтверждает факт владения конкретным ключом.

При этом законодатель определяет понятия:

• ключ электронной подписи — последовательность определённых символов, создающих конкретную подпись.
• ключ проверки электронной подписи — служит для удостоверения подписи на какой-либо документации.

Сфера применения

Цифровая подпись может быть применена в любом случае, когда требуется обмен документацией посредством электронных носителей. Это может быть:

• обмен данными в пределах одной организации;
• документооборот между разными контрагентами;
• получение доступа к информационным ресурсам;
• подача различных отчётностей и деклараций (для налоговой, в казначействе и так далее);
• участие в торгах и аукционах.

Электронная подпись может быть использована не только организацией, но и физическим лицом, например, для доступа к порталу государственных услуг.

Последняя редакция ФЗ

Перед тем как получить сертификат ЭЦП, следует ознакомиться с законодательной базой, регулирующей данный институт. ФЗ «Об электронной подписи» был принят госдумой от 25 марта 2011 и вступил в законную силу 06.04.2011 года.

В законодательный акт периодически вносились некоторые изменения, последнее из которых было принято 23.06.2016 года:

1. В последней редакции закона была дополнена статья 6 частью 3.1. В ней указывается о необходимости подписи документа соответствующим типом ЭП в случае, если документ был составлен несколькими лицами.
2. Также была изменена часть 4 статьи 6. Пункт оговаривает ситуацию, когда пакет документов идентифицируется подписью, при этом считается, что каждый из этих документов заверен данным типом ЦП. В новой редакции появляется исключение из установленного правила.

Как оформить

Для получения цифровой подписи необходимо обратиться в специальную организацию, именуемую удостоверяющим центром. Данный порядок установлен как для физических лиц, так и для организаций и ИП.

В первую очередь следует определиться с последовательностью действий:

1. Выбор типа подписи. При выборе следует руководствоваться целями, для которых подпись необходима. Это может быть подача отчётностей, работа с контрагентами или для порталов госуслуг.
2. Выбор УЦ. Сайт Министерства связи и массовых коммуникаций РФ содержит адреса всех аккредитованных УЦ. Выбирать следует строго и представленного списка, избегая неаккредитованных организаций.
3. Составление заявки на получение подписи. Заявку на получение подписи можно заполнить и подать непосредственно в выбранном центре, а можно и через сайт, удалённо. На сайте многих организаций размещаются формы заявлений, в которые остаётся вписать лишь свои данные.
4. Оплата счёта. После подачи заявки работник УЦ предоставит счёт, который нужно будет оплатить.
5. Сбор требуемых документов. Вместе с заявкой потребуется предоставить установленный центром список документов.
6. Получение подписи в УЦ.

Как получить сертификат

Получить сертификат можно в удостоверяющем центре. Выбор центра — личное дело заявителя, он не привязан к территориальности или иным показателям.

Сертификат выдаётся удостоверяющими центрами при соблюдении установленных условий. Потребуется оплатить счёт и предоставить необходимые документы.

Для ИП

Индивидуальный предприниматель может действовать как лично, так и по доверенности. При этом каждый ИП должен предоставить:

• свидетельство о его регистрации;
• ИНН;
• выписка и ЕГРИП (требование к сроку такое же, как и у организаций);
• СНИЛС.

Для физических лиц

Цифровая подпись редко используется физическими лицами, но с каждым годом Удостоверяющие Центры выдают всё больше подписей данного типа.

Подпись может быть применена, например, при пользовании порталом государственных услуг. ЭП позволяет максимально сократить срок работы с множеством услуг, предоставляемых порталом.

Физическому лицу потребуется предоставить в УЦ:

• копию документа о личности (если предоставляется паспорт, то делаются копии первого листа и листа с местом регистрации);
• копию СНИЛС;
• ИНН;
• доверенность, заверенную надлежащим образом (в случае, когда заявление подаётся не лично).

Юридических лиц

Чаще всего Электронные Подписи используются именно организациями. Сфера их применения довольно широка — от заверения электронных документов, до использования при участии в торгах.

Электронный документооборот позволяет экономить время, а также средства, ускоряет процесс обмена информацией и выступает надёжным гарантом соблюдения установленных процедур.

Для получения подписи организация должна будет предоставить в удостоверяющий центр следующий пакет документов:

• свидетельство о государственной регистрации организации;
• ИНН;
• выписка из ЕГРЮЛ (при этом она должна быть получена в течение последних шести месяцев);
• документ о личности заявителя;
• СНИЛС заявителя.

Также потребуется доверенность от заявителя, если подаётся не лицом, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности.

Владельцу на заметку

1. Перед тем как подать в удостоверяющий центр заявку на получение ЭП, стоит оценить сферу её применения и решить, какая именно подпись потребуется заявителю.
2. Рекомендуется провести переговоры с контрагентами и выяснить, готовы ли они к переходу на электронный обмен документацией. Конечно, по закону такая подпись приравнивается к собственноручной, но не стоит портить отношения с постоянными партнёрами и принуждать их к принятию условий.
3. После того как подпись будет получена, потребуется произвести с контрагентом обмен ключами проверки таких подписей. Процедура может быть выполнена либо самостоятельно, либо при помощи услуг УЦ.
4. Также организациям рекомендуется провести инструктаж среди работников и разъяснить им, для чего вводится ЭП, объяснить правила пользования ей.

Стоимость услуг

Стоимость получения Цифровой Подписи может серьёзно отличаться как от региона, в котором происходит выдача, так и от типа подписи (усиленная квалифицированная будет стоить дороже простой).

Средняя цена варьируется от трёх до двадцати тысяч рублей.

В стоимость услуг входит не только сам факт предоставления подписи, но и необходимое программное обеспечение, а также информация и соответствующий носитель.

Также организации, предоставляющие подписи, обеспечивают всю необходимую техническую поддержку и обслуживание, которое производится, как правило, бесплатно.

Сроки изготовления и действия

После предоставления всех требуемых документов и заявки удостоверяющий центр изготовит подпись за 3 — 5 дней.

Это средний срок, который может меняться как в большую, так и в меньшую сторону. Некоторые организации предоставляют услугу срочного изготовления. Срок составит около одного часа (однако, такая услуга будет стоить дороже).

Любая ЭП изготавливается на срок в один год, после чего потребуется её перевыпуск.

Новый экземпляр подписи не обязательно получать в том же Удостоверяющем Центре. При желании можно выбрать другой.

Использование Цифровых Подписей более актуально с каждым годом. Они позволяют значительно упростить процедуру оборота документацией, экономят время и средства. При этом право получить и использовать такую подпись есть не только у организаций, но также у ИП, и даже у физических лиц.

Цифровая Подпись — значительный шаг в развитии института предпринимательства, а также повышение качества предоставляемых государством услуг и сервисов.

Видео: Как получить ЭЦП в личном кабинете