Аванс по заработной плате — это форма расчёта работодателя с работником за первую половину трудового месяца. При оформлении таких выплат возникает много вопросов, так как законодательно чётко не установлены рамки по срокам и порядкам исчисления подобных выплат.

Для проведения подобных начислений бухгалтерам предприятий необходимо руководствоваться не только статьями трудового законодательство, но и следить за разъяснительными письмами министерств, которые фактически отвечают за данную сферу.

Обязательность и сроки выплаты по ТК РФ

Если у работодателя возникает вопрос, нужно ли платить своим подчинённым аванс по заработной плате, то это действие чётко прописано в трудовом законодательстве, а именно в статье 136. В данной норме чётко отмечено, что проводить отчисление зарплат сотрудникам необходимо минимум 2 раза за трудовой месяц.

Само определение первой части таки выплат в трудовом законодательстве отсутствует. Поэтому принято называть первую часть выплат за месяц авансом.

Определить точную дату фактического начисления выплаты первой части работникам законодатель не берётся, делегируя эту норму внутренним организационным документам компаний. К ним будут относиться следующие типы:

• правила внутренних трудовых распорядков;
• коллективные договоры;
• трудовые договоры.

Однако законодатель устанавливает сроки, в течение которых необходимая сумма должна быть перечислена работникам:

1. У работодателя есть 15 дней с момента выплат последний заработных плат.
2. В случае, когда работник подал заявление об увольнении, тогда расчёт будет происходить в конце рабочего дня. Если он в день подачи заявления не работал, то расчёт будет производиться на следующий день.
3. Ещё одна ситуация, по которой сроки выплат могут быть сдвинуты, это выходные или праздничные дни. Если дата расчёта авансового платежа выпадает на такие дни, то работодатель обязан рассчитать сотрудников раньше наступления данного срока.

Важно: организациям, в документах регламентирующих порядок начисления выплат, необходимо указывать точные сроки, по которым будут осуществляться выплаты. Если в документациях будут прописаны лишь периоды, это будет считаться прямым нарушением трудового законодательства.

Сколько процентов от заработной платы составляет

Актуальным остаётся вопрос, в каком размере выплачивается первая часть зарплаты за месяц. Многие работодатели во внутренних документах обозначают авансовые платежи как постоянные величины. Устанавливаются суммы в процентном соотношении от 20 до 40%.

Такие действия не являются правильными. В трудовом кодексе не отмечено, какой размер или процент от общей суммы должен составлять аванс. Разъяснение по этому поводу дают представители из министерства труда.

Расчёт первой части заработной платы должен фактически исчисляться за отработанные дни сотрудником, это означает, что при расчётах процент или сумма будет равна половине от общей зарплаты.

Также следует понимать, что зарплата может каждый месяц варьироваться, в зависимости от числа фактически отработанных дней. Поэтому обозначать в нормативных документах точные проценты по выплатам аванса или суммы не следует.

Пример расчета аванса

При расчёте аванса следующие показатели не учитываются:

• социальные выплаты;
• материальная помощь;
• премии.

Рассчитать аванс в счет заработной платы бухгалтер может по 2 методам:

1. Расчёт вместе с выходными и праздничными днями.
2. Расчёт без выходных и праздничных дней.

В первом случае, будет производиться за все дни, включая выходные и праздничные.

Пример:

Работник предприятия получает оклад в размере 45000 рублей. Во внутренних документах указано, что авансовый расчёт приходится на 15 число каждого месяца. Расчёт будет следующим:

45 000 / 30 000 = 1 500 рублей, дневной заработок сотрудника
1 500 * 15 = 22 500 рублей, должен выплатить работодатель работнику 15 числа.

Такая схема расчёта не особо популярна у работодателей. Причина этого заключается в переплате за выходные и праздничные дни, когда работник фактически не выполняет трудовую функцию.

Исключением в этой ситуации могут быть работники, у которых посменный или вахтовый режим труда. В этом случае, согласно трудовому договору, их график работы не нормирован, и рабочие дни приходятся на выходные и праздничные.

Второй и более распространённый случай расчёта авансов приходится на метод без учёта выходных и праздничных дней.

Пример:

Сотрудник фирмы получает оклад в размере 37 600 рублей. Согласно трудовому договору, расчёт авансовых платежей происходит 15 числа каждого месяца. В апреле, в период с 1 по 15 число 2 выходных, а всего в месяце выходных дней 10.

Расчёт будет следующим:

37 600 / 20 = 1 880 рублей в ней составляет заработок сотрудника

Работник за первую половину месяца отработал 13 дней. Исходя из этого, аванс буде т составлять

1 880 * 13 = 24 440 рублей

Внимание: для удобства расчётов или предварительных подсчётов, лучше пользоваться производственным календарём, чтобы знать точно, какие дни в месяце не рабочие. 

Во многих программах по ведению бухгалтерского учёта, например в 1С, уже предустановлены функции, по которым можно рассчитать авансовые платежи по каждому сотруднику организации.

Образец заявления

Если сотрудникам компании в определённый момент потребовались денежные средства, а до получения первой части выплат ещё далеко, они могут составить письменное заявление на имя руководства о выдачи им необходимой денежной суммы.

Условием получения средств в таких ситуациях будет удержание в дальнейшем выданной суммы при выплате зарплаты.

Если руководство организации примет положительное решение в отношении заявителя, то на его имя будет составлен приказ, в котором будет указано выплатить запрашиваемую сумму в счёт будущей зарплаты.

Если причины достаточно серьёзные для просьбы дополнительных денежных средств, лучше написать заявление на получение материальной помощи. К таким случаям можно отнести:

• смерть близких родственников;
• бракосочетание;
• рождение детей;
• чрезвычайное происшествие, вследствие которого работник остался без места проживания.

Законодательной формы для заполнения такого заявления не существует. Поэтому подобные бланки можно получить в отделе кадров или бухгалтерии. По общепринятым правилам такие заявления состоят из:

• шапки в правом верхнем углу листа формата А4 (в ней указывается наименование компании и ФИО её руководителя, фамилия и инициалы заявителя);
• причины, по которой требуется выплата аванса;
• суммы, необходимой для получения;
• даты и подписи работника.

Скачать образец заявления на выплату аванса.

Если работник, которому нужен аванс, имеет какие-либо подтверждающие причину бумаги, их заверенные копии следует также приложить к составленному заявлению. 

Бухгалтерский учет и НДФЛ 

Недавно в план бухгалтерских учетов были введены новые счета по авансовым расчётам оплаты труда и их начислению. Действовать такие счета начали в 216 году. Для проведения всех проводок добавили только одну запись при расчётах дебета и кредита счёта. Однако полное проведение проводки по расчётам за месяц осталась без изменений.

Поэтому бухгалтерам следует согласовывать правила расчёта с руководством для составления общего порядка расчёта и назначения платежа по выплаченным суммам.

Стоит отметить, что проводки авансовых платежей не влияют на конечный расчёт за месяц, так как при их выплате не удерживаются следующие виды платежей:

• налоги на доходы работников;
• страховые отчисления;
• пенсионные отчисления.

Все перечисленные виды удерживаются по конечной сумме зарплаты, выплачиваемой в конце месяца.

Для оформления выплаты за первую половину месяца работникам бухгалтеры должны использовать следующие типы документов в зависимости от вида выплаты:

• когда расчёт происходит наличными денежными средствами, то используются расходные кассовые ордеры или формы расчётов № 53;
• когда расчёт происходит при помощи перечисления на банковскую карту сотрудника, то указывается краткое наименование назначения платежа, и оформляется проводка по переводу на банковский счёт корреспондента.

Ответственность за нарушение условий выплаты

Так как обязанность по оплате авансов закреплена на законодательном уровне, то при невыполнении требований прописанных в трудовом кодексе работодатели рискуют быть привлечены к административной ответственности.

Невыплата первой части зарплаты может привести к следующим санкциям:

1. Руководство компании может быть оштрафовано на сумму до 5 000 рублей, а при многократном нарушении сумма штрафов может доходить до 20 000 рублей, или увольнение с дальнейшим запретом занимать подобные должности сроком до 3 лет.
2. Индивидуальный предприниматель, также как и руководство, компании может быть оштрафован до 5 000 рублей, а при рецидиве до 20 000 рублей.
3. Организации могут получить штраф до 50 000 рублей, а при рецидиве до 70 000 рублей.

Все перечисленные санкции за нарушения авансовых выплат регулируются КоАПом. Кроме этого в трудовом законодательстве также отмечено, что при не выплате авансовых платежей работники могут потребовать компенсации.

Видео: Аванс по зарплате в 1С: Бухгалтерия 8.3